ERP a medida vs SAP o Holded: cuál elegir

1. ¿SAP es un ERP?

ERP son las siglas en inglés de planificación de recursos empresariales: el programa que reúne en un mismo sitio la gestión de una empresa, como las finanzas, las compras, el almacén, las ventas o el personal.

SAP es un fabricante de software que vende varios ERP. Según su web, SAP Business One está pensado para pequeñas y medianas empresas, y SAP S/4HANA Cloud, para organizaciones de todos los tamaños.

Por eso la duda entre «SAP o ERP» mezcla dos cosas: SAP es una marca, y ERP, el tipo de programa. La pregunta útil es otra: si a tu empresa le conviene un ERP comercial, como los de SAP, o uno hecho a medida.

2. ¿Holded es un ERP?

Holded se presenta como un software de gestión para pymes y emprendedores, y su propia web lo llama «un nuevo tipo de ERP». Empieza por la facturación y la contabilidad y suma tesorería, inventario o la gestión del equipo.

Con SAP comparte lo esencial para esta comparación: es un programa estándar, el mismo para todas las empresas que lo usan, y cada una se adapta a él.

3. ¿Qué es un ERP a medida?

Es un programa de gestión diseñado y programado para una empresa concreta. Sigue sus pasos de trabajo, usa sus nombres y sus datos, y se conecta con las herramientas que ya tiene. Su código es de la empresa.

No tiene por qué hacerlo todo. Muchas veces cubre la parte que diferencia a la empresa, como la forma de preparar los pedidos, planificar la producción o llevar las obras, y se conecta con un programa estándar para lo que es igual en todas, como la contabilidad.

4. ¿En qué se diferencia un ERP a medida de SAP o Holded?

Ninguna columna gana en todo. Un ERP comercial se empieza a usar antes; uno a medida encaja mejor con cómo trabajas y es tuyo.

5. ¿Cuándo compensa SAP, Holded u otro ERP comercial?

• Cuando tu forma de trabajar se parece a la de la mayoría de empresas y el programa la cubre sin forzarla.
• Cuando necesitas facturar o llevar la contabilidad ya, sin esperar a un desarrollo.
• Cuando el equipo es pequeño y las cuotas por usuario no pesan.
• Cuando prefieres que el fabricante decida las novedades y se encargue de las actualizaciones.

En esos casos, empieza por un programa estándar: lo tienes antes y cuesta menos al principio.

6. ¿Cuándo compensa un ERP a medida?

• Cuando tu forma de trabajar es lo que te diferencia y el programa estándar te obliga a cambiarla.
• Cuando pagas varias herramientas que no se hablan entre ellas y alguien copia datos de una a otra.
• Cuando las cuotas por usuario crecen más deprisa que el negocio.
• Cuando tu equipo necesita pantallas pensadas para su trabajo, en el almacén, en el taller o en la obra.
• Cuando quieres que el programa y sus datos sean de tu empresa.

7. ¿Se puede combinar un ERP a medida con Holded o SAP?

Sí, y muchas veces es lo más sensato. El programa estándar lleva lo que es igual en todas las empresas, como la facturación o la contabilidad, y el programa a medida lleva lo tuyo.

Los dos se pasan los datos por su API, que es la vía por la que dos programas se hablan sin que nadie copie nada a mano, siempre que el otro programa lo permita. Holded, por ejemplo, anuncia en su web que se conecta con otras aplicaciones, como tu web o tu tienda online.

8. ¿Cómo decidir entre un ERP a medida y uno comercial?

Antes de elegir, responde por escrito a estas preguntas:

• Qué pasos de tu trabajo no puede seguir el programa estándar sin trucos ni hojas de cálculo aparte.
• Cuántas personas lo van a usar dentro de unos años.
• Con qué programas tiene que hablar.
• Qué datos tienes hoy y cómo se pasarían al programa nuevo.
• Qué pasa con tus datos si un día cambias de programa.

Si las respuestas caben en lo que ofrece un programa estándar, empieza por él. Si no, un ERP a medida, o la combinación de los dos, evita que tengas que adaptar tu empresa a un programa. Contamos cómo lo hacemos en la página de software a medida.

9. ¿Cuánto cuesta un ERP a medida?

No hay una cifra única: el precio sale de lo que el programa tiene que hacer. Lo que más lo mueve es el número de pantallas y de tipos de usuario, las conexiones con otros programas, los datos que hay que traer desde las hojas de cálculo o el programa que usas hoy, si hace falta una app para el móvil, los permisos que pide tu sector y el mantenimiento.

El presupuesto te llega por escrito y dividido en fases, con lo que se entrega en cada una.

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