Automatización de procesos para empresas
En Meypi Developers, un estudio de software del área metropolitana de Barcelona, automatizamos procesos de empresas de toda España: conectamos sus programas para que los datos pasen de uno a otro sin copiarlos a mano.
¿Qué es la automatización de procesos?
La automatización de procesos consiste en que las tareas que se repiten en una empresa pasen solas: un programa recoge el dato, lo lleva donde toca y avisa a quien tiene que actuar, sin que nadie lo copie a mano.
Se aplica a lo que tu equipo ya hace cada día, como pedidos, altas de clientes, facturas o informes, y funciona conectando los programas que la empresa ya usa.
¿Qué tareas se pueden automatizar?
Ventas y clientes
Un cliente nuevo
A mano: Se escribe tres veces, una en cada programa
Automatizada: Se da de alta a la vez en la gestión, la contabilidad y el correo
Una solicitud desde la web
A mano: Alguien la reenvía y copia los datos a mano
Automatizada: Llega al comercial que la lleva, con la ficha del cliente hecha
Una reserva o una cita
A mano: Se apunta a mano y se confirma por teléfono
Automatizada: Entra en la agenda y el cliente recibe la confirmación
Un contrato firmado
A mano: Se archiva y alguien crea el cliente y su primera factura
Automatizada: Da de alta al cliente y prepara su primera factura
Administración y facturas
Una factura vencida
A mano: Alguien revisa la lista cada semana
Automatizada: El recordatorio sale el día que toca
Una factura de proveedor
A mano: Se teclea en la contabilidad desde el PDF
Automatizada: Sus datos pasan a la contabilidad sin teclearlos
Un cobro en el banco
A mano: Se compara el extracto con las facturas una por una
Automatizada: Se enlaza con su factura, que queda cobrada
Un documento que llega por correo
A mano: Se descarga, se renombra y se teclean sus datos
Automatizada: Se guarda en su carpeta y sus datos pasan al programa
Pedidos y almacén
Un pedido de la tienda online
A mano: Alguien lo copia en la gestión y hace la factura
Automatizada: Pasa solo a la gestión, se factura y avisa al almacén
Una venta
A mano: El stock se ajusta a mano en cada programa
Automatizada: El stock baja a la vez en la tienda, la gestión y el almacén
Un producto que se acaba
A mano: Se nota cuando ya no queda
Automatizada: Sale el aviso para reponerlo antes de quedarse sin él
Un envío
A mano: Se busca el número de seguimiento y se le escribe al cliente
Automatizada: El cliente recibe el seguimiento en cuanto sale
Informes y datos
El informe del mes
A mano: Se exporta de cada programa y se junta en una hoja de cálculo
Automatizada: Se genera con los datos de todos los programas
Las ventas del día
A mano: Se piden a cada departamento y se suman a mano
Automatizada: Se ven al momento en un panel, sin pedírselas a nadie
Un dato que cambia, como una dirección
A mano: Se corrige programa por programa y alguno se queda sin cambiar
Automatizada: Se cambia en uno y se actualiza en todos
Una copia de los datos
A mano: Se hace a mano cuando alguien se acuerda
Automatizada: Se hace sola cada noche y avisa si algo falla
Cuándo no compensa
Si una tarea se hace pocas veces al mes o cambia cada vez, automatizarla cuesta más de lo que ahorra. Compensa cuando se repite a diario, cuando pasa por varios programas o cuando un error al copiar un dato cuesta dinero.
Ejemplos de automatización de procesos
Solicitudes desde la web
Quien pide presupuesto en la web recibe al momento la confirmación y el nombre de quien le va a llamar. El comercial recibe su ficha con lo que necesita.
Carritos abandonados
Quien deja una compra a medias recibe un recordatorio con el producto. Al terminarla, le llegan la confirmación del pedido y el seguimiento del envío.
Recordatorio de citas
La cita se confirma al reservarla y, el día antes, llega un recordatorio para confirmarla o cambiarla. Lo hace Aipiter.
Lista de espera
Cuando alguien anula, el hueco se ofrece al primero de la lista de espera, que lo reserva con un toque. Lo hace Aipiter.
Preguntas sobre automatización de procesos
¿Cuáles son los tipos de automatización?
En una empresa se distinguen tres: la que trae cada programa, con sus reglas y avisos; la que conecta varios programas para que se pasen los datos; y la de un programa hecho a medida para un proceso concreto. La automatización industrial, la de máquinas y fábricas, es otra cosa y no la hacemos.
¿Cuál es la mejor herramienta para automatizar procesos?
Depende de dónde estén tus datos. Si todo vive en un programa, empieza por las automatizaciones que ya trae. Si el proceso cruza varios programas, hay herramientas que los enlazan por una cuota mensual. Cuando se quedan cortas o la cuota crece con el uso, compensa una conexión hecha a medida.
¿Se pueden automatizar procesos con inteligencia artificial?
Sí, sobre todo en tareas con texto: ordenar correos, sacar los datos de un documento o resumirlo. Las conversaciones con clientes, las reservas y los presupuestos tienen su propio programa: Aipiter, nuestro software de gestión.
Si lo que necesitas es otra cosa
- Software a medida
Cuando no basta con conectar programas y hace falta uno hecho para tu proceso.
- Aipiter, nuestro software de gestión
Para llevar en un panel las conversaciones de todos los canales, la agenda, los presupuestos y el equipo.
- Consultoría IA para empresas
Si quieres saber dónde te ahorra tiempo la IA antes de construir nada.
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