Automatització de processos per a empreses
A Meypi Developers, un estudi de software de l’àrea metropolitana de Barcelona, automatitzem processos d’empreses de tot Espanya: connectem els seus programes perquè les dades passin de l’un a l’altre sense copiar-les a mà.
Què és l’automatització de processos?
L’automatització de processos consisteix a fer que les tasques que es repeteixen en una empresa passin soles: un programa recull la dada, la porta on toca i avisa qui ha d’actuar, sense que ningú la copiï a mà.
S’aplica al que el teu equip ja fa cada dia, com comandes, altes de clients, factures o informes, i funciona connectant els programes que l’empresa ja fa servir.
Quines tasques es poden automatitzar?
Vendes i clients
Un client nou
A mà: S’escriu tres vegades, una a cada programa
Automatitzada: Es dona d’alta alhora a la gestió, la comptabilitat i el correu
Una sol·licitud des del web
A mà: Algú la reenvia i copia les dades a mà
Automatitzada: Arriba al comercial que la porta, amb la fitxa del client feta
Una reserva o una cita
A mà: S’apunta a mà i es confirma per telèfon
Automatitzada: Entra a l’agenda i el client rep la confirmació
Un contracte signat
A mà: S’arxiva i algú crea el client i la seva primera factura
Automatitzada: Dona d’alta el client i prepara la seva primera factura
Administració i factures
Una factura vençuda
A mà: Algú revisa la llista cada setmana
Automatitzada: El recordatori surt el dia que toca
Una factura de proveïdor
A mà: Es tecleja a la comptabilitat des del PDF
Automatitzada: Les seves dades passen a la comptabilitat sense teclejar-les
Un cobrament al banc
A mà: Es compara l’extracte amb les factures una per una
Automatitzada: S’enllaça amb la seva factura, que queda cobrada
Un document que arriba per correu
A mà: Es descarrega, se li canvia el nom i se’n teclegen les dades
Automatitzada: Es desa a la seva carpeta i les dades passen al programa
Comandes i magatzem
Una comanda de la botiga online
A mà: Algú la copia a la gestió i fa la factura
Automatitzada: Passa sola a la gestió, es factura i avisa el magatzem
Una venda
A mà: L’estoc s’ajusta a mà a cada programa
Automatitzada: L’estoc baixa alhora a la botiga, la gestió i el magatzem
Un producte que s’acaba
A mà: Es nota quan ja no en queda
Automatitzada: Surt l’avís per reposar-lo abans de quedar-se’n sense
Un enviament
A mà: Es busca el número de seguiment i s’escriu al client
Automatitzada: El client rep el seguiment tan bon punt surt
Informes i dades
L’informe del mes
A mà: S’exporta de cada programa i s’ajunta en un full de càlcul
Automatitzada: Es genera amb les dades de tots els programes
Les vendes del dia
A mà: Es demanen a cada departament i se sumen a mà
Automatitzada: Es veuen al moment en un tauler, sense demanar-les a ningú
Una dada que canvia, com una adreça
A mà: Es corregeix programa per programa i algun es queda sense canviar
Automatitzada: Es canvia en un i s’actualitza a tots
Una còpia de les dades
A mà: Es fa a mà quan algú se’n recorda
Automatitzada: Es fa sola cada nit i avisa si alguna cosa falla
Quan no compensa
Si una tasca es fa poques vegades al mes o canvia cada vegada, automatitzar-la costa més del que estalvia. Compensa quan es repeteix cada dia, quan passa per diversos programes o quan un error en copiar una dada costa diners.
Exemples d’automatització de processos
Sol·licituds des del web
Qui demana pressupost al web rep al moment la confirmació i el nom de qui li trucarà. El comercial rep la seva fitxa amb el que necessita.
Cistelles abandonades
Qui deixa una compra a mitges rep un recordatori amb el producte. Quan l’acaba, li arriben la confirmació de la comanda i el seguiment de l’enviament.
Recordatori de cites
La cita es confirma en reservar-la i, el dia abans, arriba un recordatori per confirmar-la o canviar-la. Ho fa Aipiter.
Llista d’espera
Quan algú anul·la, l’hora s’ofereix al primer de la llista d’espera, que la reserva amb un toc. Ho fa Aipiter.
Preguntes sobre automatització de processos
Quins tipus d’automatització hi ha?
En una empresa se’n distingeixen tres: la que porta cada programa, amb les seves regles i avisos; la que connecta diversos programes perquè es passin les dades; i la d’un programa fet a mida per a un procés concret. L’automatització industrial, la de màquines i fàbriques, és una altra cosa i no la fem.
Quina és la millor eina per automatitzar processos?
Depèn d’on siguin les teves dades. Si tot viu en un programa, comença per les automatitzacions que ja porta. Si el procés travessa diversos programes, hi ha eines que els enllacen per una quota mensual. Quan es queden curtes o la quota creix amb l’ús, compensa una connexió feta a mida.
Es poden automatitzar processos amb intel·ligència artificial?
Sí, sobretot en tasques amb text: ordenar correus, treure les dades d’un document o resumir-lo. Les converses amb clients, les reserves i els pressupostos tenen el seu propi programa: Aipiter, el nostre software de gestió.
Si el que necessites és una altra cosa
- Software a mida
Quan no n’hi ha prou de connectar programes i en cal un de fet per al teu procés.
- Aipiter, el nostre software de gestió
Per portar en un tauler les converses de tots els canals, l’agenda, els pressupostos i l’equip.
- Consultoria IA per a empreses
Si vols saber on t’estalvia temps la IA abans de construir res.
Explica’ns què necessites
Què vols construir, per a quan i amb quin pressupost.