¿A partir de cuántos usuarios merece la pena dejar un SaaS por software propio?

Regla heurística: si pagas más de 800 €/mes en licencias SaaS (sumando 1-2 herramientas core) y ves que en 3-4 años habrás pagado el equivalente a un desarrollo a medida, considera el switch. Hay matices: si el SaaS no te limita operativamente, no cambies por cambiar. Pero si pagas 1.500 €/mes y te ves limitado, el ROI a medida suele ser claro a 24-36 meses.

¿No es muy arriesgado depender de mantenimiento de un desarrollador externo?

El riesgo real existe pero es manejable. Mitigantes: 1) código limpio y documentado, 2) sin dependencias raras (stack mainstream), 3) propiedad total del código por el cliente, 4) acuerdo de mantenimiento con SLA, 5) plan B documentado (cualquier dev mid-level puede continuar el código).

¿SAP es siempre malo? ¿Hay casos donde sí merece la pena?

SAP es excelente cuando tienes >200 empleados, multi-país, procesos complejos regulados (farmacia, automoción) y necesitas integraciones enterprise pre-construidas. Para pymes de 5-50 empleados, casi siempre es overkill. La trampa común: pyme contrata SAP porque 'es lo profesional' y termina pagando 200k€/año por features que no usa.

¿Cuánto cuesta migrar de SaaS a software propio?

Tres componentes: 1) Desarrollo del software propio (4.200-50.000 € según complejidad); 2) Migración de datos del SaaS antiguo (500-3.500 € según volumen y formato); 3) Formación del equipo (300-1.500 €). Total realista para pyme media: 8.000-15.000 € upfront, vs el SaaS que pagabas 800-1.500 €/mes.

¿Y si crece mi negocio? Software propio escalará?

Sí, si está bien diseñado desde el inicio. Stack moderno (Postgres, Node/Python, microservicios cuando proceda) escala perfectamente a miles de usuarios. La diferencia con SaaS no es la capacidad técnica sino el coste marginal: con SaaS pagas más cuando creces (€/usuario), con software propio escalas casi gratis.

¿Quién mantiene mi software propio si la agencia desaparece?

Esta es la pregunta más importante y la respondemos en todos los presupuestos. Garantías que te ofrece una agencia seria: 1) repositorio Git completo con histórico (no solo el zip final); 2) credenciales de infra a tu nombre; 3) documentación técnica de arquitectura; 4) README con 'cómo levantar el proyecto'; 5) tests automatizados; 6) lista de devs/agencias que conocen tu stack y pueden continuar. Si la agencia no garantiza esto, no es a medida — es lock-in disfrazado.

¿Qué pasa con las actualizaciones de seguridad?

Plan de mantenimiento mensual cubre updates seguridad (típicamente 1-3 horas/mes incluidas). Cualquier vulnerabilidad crítica (CVE 9+ en dependencias) la parchamos en <48h sin coste adicional dentro del plan. Sin plan: avisos por email + presupuesto puntual para parches.

¿El software propio cumple RGPD igual que SAP/Holded?

Sí. Más fácil de hecho. El RGPD no exige usar software certificado; exige medidas técnicas y organizativas (cifrado, audit log, derecho al olvido, etc.). En a medida implementamos exactamente lo que el RGPD requiere y nada más. En SaaS dependes del proveedor — si Holded no cumple algo, tu negocio incumple.

ERP a medida vs SAP, Holded y Odoo: análisis TCO 2026

Q: ¿El software propio cumple RGPD igual que SAP/Holded?

Sí. Más fácil de hecho. El RGPD no exige usar software certificado; exige medidas técnicas y organizativas (cifrado, audit log, derecho al olvido, etc.). En a medida implementamos exactamente lo que el RGPD requiere y nada más. En SaaS dependes del proveedor — si Holded no cumple algo, tu negocio incumple.

Cada mes recibimos 2-3 emails parecidos:

“Pagamos X€/mes a [SaaS] y nos parece caro. ¿Cuánto cuesta un ERP a medida?”

Casi siempre es la pregunta correcta pero mal planteada. La decisión no es solo precio inicial — es TCO a 3 años comparando ambas opciones honestamente.

Este post saca esa cuenta para los 4 escenarios típicos que vemos en pymes españolas en 2026.

TL;DR — Cuándo conviene cada opción

Tu situación	Opción recomendada
<10 empleados, operativa estándar, presupuesto bajo	Holded (180-400 €/mes según módulos)
10-50 empleados, procesos algo customizados	Software propio simple (4.500-12.000 € upfront)
50-200 empleados, varios países, sector regulado	SAP Business One (40k-150k € impl + 1.5-5k €/mes)
10-100 empleados, sector específico (logística, salud, inmobiliaria)	Software propio vertical (12.000-30.000 € upfront)
Multinational, +200 empleados, compliance complejo	SAP / Oracle / Microsoft Dynamics (sin alternativa razonable)
Modelo de negocio único, no encaja en SaaS	Software 100% a medida (15.000-80.000 € upfront)

A continuación: análisis detallado.

Los 4 contendientes en pyme española 2026

Holded — el “ERP fácil”

Posicionamiento: ERP all-in-one en SaaS, foco pyme español
Pricing 2026: básico 89 €/mes, intermedio 180 €/mes, pro 350 €/mes, enterprise desde 800 €/mes
Fortalezas: setup en 1-3 días, contabilidad española nativa (modelo 303, 390, etc.), integración bancos PSD2, equipo soporte en español
Debilidades: customización muy limitada (te adaptas tú, no al revés), funcionalidad en módulos avanzados (manufacturing, multi-empresa) es básica vs especialistas
TCO 3 años (pyme 15 empleados, plan intermedio): 180 × 36 = 6.480 €

Odoo — el flexible enterprise-grade

Posicionamiento: ERP open-source con muchos módulos, también versión SaaS oficial
Pricing 2026: Community edition (gratis, autoalojado), Enterprise edition desde 23,90 €/user/mes
Fortalezas: muchísima funcionalidad estándar (CRM, ventas, compras, inventario, manufacturing, contabilidad…), customizable con código Python si tienes equipo dev
Debilidades: implantación cara (consultoras Odoo cobran 8.000-40.000 € por configuración inicial), interfaz a veces enrevesada, español traducido no nativo
TCO 3 años (pyme 15 empleados, Enterprise): implantación 15.000 € + 23.90 × 15 × 36 = 27.900 €

SAP Business One — el enterprise para pymes

Posicionamiento: SAP versión “pyme” (5-500 empleados), foco empresa industrial/distribución
Pricing 2026: licencias desde ~95 €/user/mes profesionales + ~30 €/user/mes limitadas. Implantación: 30.000-100.000 € upfront
Fortalezas: estándar de mercado (cualquier consultor lo conoce), funcionalidad muy profunda en manufacturing/distribución, integración SAP S/4HANA si creces
Debilidades: caro, lento de implantar (6-18 meses), inflexible para procesos no-estándar
TCO 3 años (pyme 30 empleados, mix licencias): implantación 50.000 € + 1.500 €/mes × 36 = 104.000 €

Software a medida (Meypi u otros)

Posicionamiento: desarrollo desde cero adaptado a procesos exactos del cliente
Pricing 2026: ERP básico desde 4.200 €, ERP medio 8.000-15.000 €, ERP complejo 20.000-50.000 €. Mantenimiento mensual desde 140 €/mes
Fortalezas: 100% adaptado al cliente, sin licencias por usuario (paga 1 vez), código del cliente, escala gratis, integraciones exactas
Debilidades: tiempo de desarrollo inicial (2-6 meses), requiere agencia/dev de confianza, no hay manual genérico (todo es propio)
TCO 3 años (pyme 15 empleados, ERP medio): 10.000 € upfront + 280 €/mes × 36 = 20.080 €

Comparativa TCO 3 años (pyme 15 empleados)

Opción	Setup	Mensual	TCO 3 años	Coste por empleado/año
Holded intermedio	0 €	180 €/mes	6.480 €	144 €
Odoo Enterprise	15.000 €	360 €/mes	27.960 €	621 €
SAP Business One	50.000 €	1.500 €/mes	104.000 €	2.311 €
Software a medida (medio)	10.000 €	280 €/mes	20.080 €	446 €

Lectura honesta:

Holded es 3x más barato que software a medida en horizonte 3 años para pyme estándar
Software a medida es 5x más barato que Odoo Enterprise en este escenario
SAP es 5x más caro que software a medida y 16x más caro que Holded

Pero el TCO no es lo único. Sigue leyendo.

La pregunta correcta: ¿qué te limita?

Caso real que vemos repetido: pyme paga Holded 180 €/mes. Encantados al principio. Año 2: el negocio creció, los procesos cambiaron. Empiezan las quejas:

“Esto debería ser distinto”
“Necesitamos un campo más”
“El flujo no encaja con cómo trabajamos”

Coste de las limitaciones: hojas Excel paralelas, errores manuales, doble dato entre Holded y Excel, no se cumplen plazos. Pasados 6 meses la pyme estima que pierde 8-15 horas/semana del equipo solucionando estos workarounds.

A 30 €/hora coste cargado × 10 h/sem × 50 sem = 15.000 €/año de pérdida productiva oculta. Eso ya paga un software propio en 1 año.

Por eso la pregunta no es “¿es más barato?”. Es: “¿el SaaS te limita o te encaja?”.

Test de 5 preguntas para saberlo:

¿Has tenido que crear archivos Excel paralelos al SaaS? Cada Excel paralelo = limitación que te frena.
¿Tu personal ha pedido funciones que el SaaS no tiene? Cuántas, cuántas veces.
¿Has rechazado oportunidades de negocio porque el SaaS no encaja? (Ej: no aceptar pedidos B2B con condiciones especiales porque tu SaaS no soporta tarifas por cliente.)
¿Pagas integraciones extra (Zapier, Make)? Si gastas >50 €/mes en pegamento, tu stack tiene gaps que el a medida cerraría.
¿El crecimiento del precio del SaaS supera el crecimiento de tu negocio? Cada usuario adicional cobra. Si crees x2 en 3 años, calcula bien el coste.

Si respondes sí a 2+ preguntas, evalúa software propio seriamente.

Caso real 1: Pyme logística — Holded → software propio

Cliente: empresa transporte Barcelona-Madrid, 22 empleados, 12 camiones.

Antes (Holded Pro):

450 €/mes (Holded Pro + 6 módulos addons)
3 Excel paralelos (gestión rutas, control albaranes firma, mantenimiento camiones)
Lola (recepcionista) dedicaba 10 h/sem a sincronizar Excel↔Holded

Después (software propio):

Inversión upfront: 18.500 € (TMS adaptado + módulo mantenimiento + control combustible)
Mantenimiento: 380 €/mes
Lola pasó de 10h/sem en Excel a 1h/sem confirmando alertas

Ahorro real año 1:

Holded: 450 × 12 = 5.400 €/año
Excel paralelos (Lola cargo): 30 €/h × 9 h/sem × 50 = 13.500 €/año
Total que evitan: ~18.900 €/año

Pago software propio año 1: 18.500 + 380×12 = 23.060 € Ahorro neto año 1: -4.160 € (pérdida) Pago año 2: 380×12 = 4.560 € Ahorro neto año 2: 18.900 - 4.560 = +14.340 € Año 3: +14.340 € Año 4-5: +14.340 €/año

Break-even: ~14 meses ROI año 3: 165%

Lo importante de este caso

NO es que el SaaS sea malo — Holded estaba bien al inicio. Es que dejó de encajar cuando el negocio cambió. La pregunta es honesta: ¿estás en ese punto?

Caso real 2: Asesoría fiscal — SAP → software propio

Cliente: asesoría fiscal Madrid, 35 empleados, 1.200 clientes activos.

Antes (SAP Business One):

Implantación pagada en 2019: 65.000 €
Mantenimiento + licencias: 1.800 €/mes
2.5 FTE dedicado a “trabajar para SAP” (sincronizar, generar reports custom en Crystal Reports, soporte interno)
Funcionalidad usada: 17% del catálogo SAP
Imposible añadir features rápido — cada cambio = consultor SAP a 90 €/h con minimum 8h

Migración a software propio:

Inversión upfront: 38.000 € (CRM + gestión casos + facturación + integraciones con Hacienda y bancos)
Mantenimiento: 950 €/mes
0 FTE dedicado a mantener (todo es lo que la asesoría real necesita)
Features nuevas: añadir endpoint = 1-3 días dev, presupuesto cerrado

Ahorro real año 1:

SAP licencias: 1.800 × 12 = 21.600 €/año
2.5 FTE: 35.000 € × 2.5 = 87.500 €/año (a 1.5 FTE puedes recolocar tras 6 meses)
Total ahorro año 1: 21.600 + 35.000 (1 FTE redirigido) = 56.600 €

Pago software propio año 1: 38.000 + 950×12 = 49.400 € Ahorro neto año 1: +7.200 € Año 2: 56.600 - 11.400 = +45.200 € ahorrados Año 3: similar 5 años: ~200.000 € ahorrados

Por qué SAP era overkill

Esta asesoría tiene 35 empleados, no 350. SAP Business One está diseñado para empresas con cadenas de suministro complejas, inventarios físicos, multi-país. Una asesoría fiscal no usa el 80% de eso.

Quien les vendió SAP en 2019 hizo dinero. La asesoría no.

Caso real 3: Startup B2B SaaS — Odoo a software propio

Cliente: startup SaaS B2B (marketing automation para retailers), 18 empleados, crecimiento 60% YoY.

Antes (Odoo Enterprise):

12.000 € implantación 2023
420 €/mes licencias (18 users × 23.90)
Custom modules Odoo para su modelo (suscripciones, métricas SaaS): 8.500 € adicionales
Cada release Odoo (cada 1-2 años) requería re-validar los custom modules → 3.500-5.500 € de re-trabajo

Migración a software propio (no por precio, por velocidad de iteración):

Inversión upfront: 28.000 € (BackOffice completo + métricas SaaS + integraciones Stripe)
Mantenimiento: 580 €/mes
Velocidad de iteración: nuevo feature en 1-2 semanas vs 1-3 meses con consultor Odoo

Ahorro económico año 1:

Odoo: 420 × 12 + 4.500 (re-trabajo upgrade anual proyectado) = 9.540 €/año
Total evitado: 9.540 €/año

Pago software propio año 1: 28.000 + 580×12 = 34.960 €

A 3 años: 28.000 + 580×36 = 48.880 € vs Odoo 12.000 + 9.540×3 = 40.620 €.

Para esta startup, la decisión NO fue por TCO (Odoo era ligeramente más barato a 3 años en este caso). La decisión fue por velocidad de iteración: el negocio cambia tan rápido que necesitan poder lanzar features en semanas, no meses. Software propio les da eso. Odoo no.

Errores caros al migrar (aprendizajes)

1. No mapear todos los procesos antes de empezar

Si tu SaaS actual tiene 47 reglas de negocio implícitas (autocálculo de comisiones, descuentos por volumen, ciclos de facturación específicos) y el dev no las conoce, tu software propio acabará incompleto.

Solución: 2-4 semanas iniciales solo de mapeo antes de codear. Cuesta tiempo pero ahorra retrabajos.

2. Querer paridad 100% con el SaaS antiguo desde día 1

El instinto: “que haga TODO lo que hacía Holded”. Resultado: proyecto de 8 meses, sobrepasa presupuesto.

Mejor patrón: V1 cubre el 70% que más usas. Lánzalo. Itera. El 30% restante se construye en evolutivos durante 6-12 meses según se confirme que es realmente necesario.

3. No migrar datos correctamente

Migrar 5 años de histórico SAP → tu software propio es un proyecto en sí mismo. Subestímalo y vas a tener:

Facturas duplicadas
Clientes sin histórico
Reportes que dicen cosas distintas en el sistema viejo vs nuevo

Presupuesta entre 5-15% del coste del software propio solo para migración de datos. No es trampa, es realidad.

4. Asumir que el equipo aceptará el cambio sin formación

Tu equipo lleva años usando el SaaS antiguo. Su musculatura cognitiva está ahí. Una formación de 2-3 sesiones (4-6 horas total) evita el “esto es peor, vamos a volver a Excel” típico de las primeras semanas.

5. Cortar el SaaS antiguo antes de validar el propio

Mantén ambos sistemas en paralelo durante 30-60 días. Suma coste, pero te permite rollback si algo crítico falla.

Cómo decidir (matriz 2x2)

	Operativa estándar	Operativa diferenciadora
<20 empleados	Holded / Odoo simple	Software propio simple (~10k€)
20-100 empleados	Odoo Enterprise	Software propio medio (~25k€)
>100 empleados	SAP / Microsoft	Software propio enterprise (~60k€+)

Pregunta clave para elegir columna: ¿tu manera de operar es lo que te hace ganar dinero? Si tienes procesos que tus competidores no tienen y son tu ventaja, columna derecha. Si tu manera de operar es la estándar del sector, columna izquierda.

Decisión: 5 minutos de cuentas

Si estás considerando software propio, calcula tu break-even:

Inversión_a_medida + Mantenimiento_a_medida × 36 meses
                        vs
SaaS_actual_mensual × 36 meses + Coste_oportunidad_limitaciones × 36 meses

Si la primera es menor, considera el switch seriamente.

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